Planung von Geschäftsterminen

Achten Sie beim Planen von Geschäftsterminen darauf, dass Ihr beabsichtigter Termin sich nicht mit öffentlichen Feiertagen und anderen wichtigen Ereignissen des Landes, in das Sie reisen werden, überschneidet, denn das könnte all Ihre Pläne über den Haufen werfen.

Geschäftstermine sollten präzise geplant und organisiert werden. Arrangements müssen weit im Voraus getroffen werden: Wenn Sie dies per Telefon, Fax oder e-Mail tun, sollte es zwei bis drei Wochen vor dem geplanten Termin geschehen. Organisieren Sie alles mit normaler Post, kalkulieren Sie einen Monat Vorlaufzeit. Es ist nicht ratsam, Auslandsbesuche im Juli, August und Dezember zu planen, auch nicht an Freitagnachmittagen oder einen Tag vor Feiertagen oder Ferienbeginn. Vergewissern Sie sich, dass alle, mit denen Sie zusammen kommen werden, über Ihre Ankunft informiert sind.

Seien Sie pünktlich.

In vielen Ländern genießt Pünktlichkeit eine hohe Wertschätzung sowohl im Alltag als auch im Geschäftsleben. Pünktlichkeit heißt konkret, dass Sie 5-10 Minuten früher eintreffen. Verspätung signalisiert Unzuverlässigkeit. Die passendste Zeit für Zusammenkünfte liegt zwischen 10 und 13 Uhr. Ist das Treffen am Nachmittag geplant, sollte es nicht später als 15 Uhr beginnen.

Holen Sie Informationen über das Land ein, dass Sie besuchen werden und über die Personen, die Sie treffen wollen.

Finden Sie soviel wie möglich über die soziale, wirtschaftliche und politische Situation des Landes heraus. Natürlich ist es ein Gebot der Höflichkeit, sich mit Pauschalurteilen über die Belange des Landes zurückzuhalten. Befassen Sie sich mit Kultur, Kunst, Architektur und lokalen Traditionen des Landes, und lernen Sie ein paar Höflichkeitsfloskeln der Landessprache. Das macht nicht nur Ihre Reise interessanter, sondern auch einen guten Eindruck bei den Menschen, die Sie treffen werden, weil Sie damit beweisen, dass Sie sich schon im Vorfeld Ihres Besuches Zeit für sie genommen haben.

Schreiben Sie sich die Namen – mit genauer Schreibweise – der Personen auf, mit denen Sie Termine vereinbart haben, und auch deren akademische und berufliche Titel. Bringen Sie eine Übersetzerin mit, falls Sie die Landessprache nicht beherrschen.

Warenproben, Kataloge und andere Materialien sollten bereits vor dem Besprechungstermin zugesandt worden sein.

Broschüren, Flyer und andere Werbematerialien sollten qualitativ hochwertig und der Inhalt professionell sein. Vermeiden Sie Effekthascherei und pompöse Illustrationen und verzichten Sie auf Anzeigen-Slogans. Zur Produktpräsentation gehören Preislisten und detaillierte technische Beschreibungen; und das Allerwichtigste: Das Produkt muss genau den in den Broschüren gegebenen Beschreibungen und Spezifikationen entsprechen. Englisch, Französisch, Deutsch und Spanisch sind die am meisten gesprochenen Sprachen bei Zusammenkünften von Menschen unterschiedlicher Nationalität. Stellen Sie vor Beginn einer Besprechung sicher, dass die Teilnehmenden sich auf eine gemeinsame Sprache geeinigt haben.

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