Verslo susitikimų planavimas

Planuodamos susitikimą, būtinai įsitikinkite kad pasirinktasis metas nesutampa su valstybinėmis šventėmis ar kitais svarbiais renginiais šalyje, į kurią ketinate vykti.

Verslo susitikimus reikėtų organizuoti labai atidžiai. Susitikimo tvarka turi būti nustatyta gerokai iš anksto: jei organizuojamas telefonu, faksu arba elektroniniu paštu - prieš dvi ar tris savaites iki susitikimo dienos, jei organizuojamas įprastiniu paštu - mažiausiai prieš vieną mėnesį. Nepatartina planuoti vizitus liepos, rugpjūčio, ir gruodžio mėnesiais, taip pat penktadieniais po pietų ar prieššventinėmis dienomis. Įsitikinkite, kad kiekvienas asmuo, su kuriuo ketinate susitikti, žino apie jūsų atvykimą.

Labai svarbu atvykti į susitikimą reikiamu laiku.

Daugelyje šalių, punktualumas yra labai vertinamas tiek verslo, tiek ir kasdieniame gyvenime. Atvykimas reikiamu laiku iš tikrųjų reiškia, kad turite atvykti 5-10 minučių anksčiau. Vėlavimas traktuojamas kaip asmens nepatikimumas. Tinkamiausias laikas susitikimui - tarp 10 val. ryto ir 1 val. popiet. Jei susitikimas planuojamas po pietų, idealiu atveju jis turėtų prasidėti ne vėliau nei 15:00.

Surinkite šiek tiek informacijos apie šalį, kurioje lankysitės, ir apie žmones, su kuriais planuojate susitikti.

Išsiaiškinkite šalies, į kurią ketinate vykti, socialinę, ekonominę ir politinę padėtį.  Tačiau savo nuomonę dėl šalies politikos mandagu būtų pasilaikyti sau. Sužinokite daugiau apie šalies kultūrą, meną, architektūrą, vietos tradicijas, ir išmokite keletą mandagių žodžių vietos kalba. Faktas, kad skyrėte laiko susipažinimui su jų papročiais, gali padaryti jūsų kelionę įdomesnę, taip pat sudaryti gerą įspūdį žmonėms, su kuriais susitinkate.

Užsirašykite būsimo susirinkimo dalyvių vardus, pavardes (ir tarimą), jų profesinius ir mokslinius titulus. Patartina pasisamdyti vertėją, jei negalite susikalbėti vietos kalba.

Produktų pavyzdžius, katalogus ir kitą medžiagą reikėtų nusiųsti paštu prieš susitikimą.

Apie susitikimų ypatumus atskirose Europos šalyse skaitykite straipsnyje Išteklių skyriuje.

Brošiūros, lankstinukai ir kita reklaminė medžiaga turėtų būti aukštos kokybės ir profesionalaus turinio. Turėtumėte vengti įmantrių vaizdinių priemonių, iliustracijų ir pompastiškų reklaminių šūkių. Produktų pristatymas turėtų būti pateiktas su kainoraščiais ir išsamiomis techninėmis charakteristikomis. Svarbiausia, produktas turi pilnai atitikti brošiūroje pateiktą aprašymą. Kai pokalbiui susirenka įvairių tautybių žmonės, dažniausiai kalbamasi anglų, prancūzų, vokiečių ir ispanų kalbomis. Prieš pradėdami susitikimą, įsitikinkite, kad visi dalyviai sutaria dėl bendros pokalbiui pasirinktos kalbos.

Apie produktų brošiūras galite paskaityti daugiau modulyje Efektyvus verslo ryšių užmezgimas